WhatsApp otomatik yanıt nasıl kurulur? İşletmeler için yapay zekâ asistanı rehberi

Müşterilerin büyük bölümü artık işletmelere önce WhatsApp'tan yazıyor. Fiyat, müsaitlik, adres, çalışma saati… Mesajlar gün boyu, çoğu zaman da mesai saatleri dışında geliyor. Geç yanıtlanan her mesaj, rakibe yazılmış bir mesaja dönüşebiliyor.

Bu rehberde WhatsApp'ta otomatik yanıtı kurmanın üç seviyesini anlatıyoruz: WhatsApp Business'ın hazır özellikleri, kural tabanlı sohbet botları ve yapay zekâ asistanları.

1. Seviye: WhatsApp Business hazır otomatik yanıtları

Ücretsiz WhatsApp Business uygulaması üç temel otomatik mesaj sunar:

• Karşılama mesajı: Sizinle ilk kez yazışan ya da uzun süredir yazışmayan kişiye otomatik gönderilir.
• Uzakta mesajı: Belirlediğiniz saatlerde gelen mesajlara "Şu an müsait değiliz" gibi bir yanıt verir.
• Hızlı yanıtlar: Sık kullandığınız cevapları "/" kısayoluyla elle göndermenizi sağlar.

Nasıl kurulur?

1. WhatsApp Business uygulamasını açın.
2. Ayarlar > İşletme araçları bölümüne girin.
3. Karşılama mesajı ve Uzakta mesajı seçeneklerini açıp metinlerinizi yazın.
4. Uzakta mesajı için zamanlamayı "Çalışma saatleri dışında" olarak ayarlayın.

Bu ayarlar birkaç dakikada yapılır ve "mesajınız alındı" demek için yeterlidir. Ancak müşterinin sorusunu yanıtlamaz, randevu oluşturmaz. Müşteri yine bir insanın dönmesini bekler.

2. Seviye: Kural tabanlı WhatsApp sohbet botu

Bir sonraki adım, WhatsApp Business API üzerinden çalışan menülü botlardır. Müşteriye "1- Fiyatlar, 2- Randevu, 3- Adres" gibi seçenekler sunar ve seçime göre hazır cevap verir.

Bu yöntem basit ve tekrarlayan sorular için işe yarar. Ama müşteri menünün dışına çıktığında, örneğin "Cumartesi öğleden sonra iki kişi için yer var mı, otopark var mı?" diye yazdığında, bot genellikle anlamaz ve konuşma tıkanır.

3. Seviye: WhatsApp yapay zekâ asistanı

Yapay zekâ asistanı, müşterinin serbestçe yazdığı mesajı anlar ve işletmenin onayladığı bilgilerle yanıt verir. Menüye ihtiyaç duymaz; müşteri nasıl yazarsa yazsın konuşmayı sürdürür.

Bir yapay zekâ asistanının WhatsApp'ta yapabildiği işler:

• Fiyat, hizmet, adres ve çalışma saati sorularını yanıtlamak
• Müsaitliğe bakıp randevu ya da rezervasyon oluşturmak
• Sipariş durumu gibi bilgileri bağlı sistemlerden kontrol etmek
• Hatırlatma ve onay mesajlarını göndermek
• Karmaşık ya da hassas konuşmaları özetleyerek ekibe aktarmak

Örneğin bir restoran, gece gelen rezervasyon taleplerini sabahı beklemeden kesinleştirebilir. Bir emlak ofisi, ilan soran kişinin bütçesini ve aradığı bölgeyi öğrenip danışmana hazır bir özet iletebilir. Bir e-ticaret mağazası ise "Kargom nerede?" sorularını ekibi meşgul etmeden yanıtlayabilir.

Hangi seviye sizin için doğru?

Kurulumda dikkat edilmesi gerekenler

• Resmî altyapıyı kullanın. Yapay zekâ asistanları WhatsApp Business Platform (API) üzerinden çalışmalıdır. Kişisel hesap üzerinden çalışan gayriresmî araçlar numaranızın kapatılmasına yol açabilir.
• Bilgi tabanını net tutun. Asistan, verdiğiniz bilgi kadar doğru yanıt verir. Fiyat aralıkları, kampanyalar ve kurallar güncel olmalı.
• İnsana devri kolaylaştırın. Müşteri istediğinde ya da konu hassaslaştığında konuşma hemen ekibe geçebilmeli.
• KVKK'ya dikkat edin. Toplanan kişisel verilerin ne için kullanıldığı açık olmalı ve aydınlatma metniniz güncel olmalı.
• İlk haftaları izleyin. Konuşma özetlerini okuyarak asistanın hangi sorularda zorlandığını görün ve bilgi tabanını tamamlayın.

Sonuç

WhatsApp'ta otomatik yanıt, "mesajınız alındı" demekle başlar ama orada bitmemeli. Müşteri yazdığı anda sorusuna yanıt alabiliyor, randevusunu oluşturabiliyorsa, WhatsApp bir bekleme odası olmaktan çıkar ve satış kanalına dönüşür.

Hepyanıt'ın WhatsApp'ta nasıl çalıştığını WhatsApp Asistanı sayfasında, hangi sistemlerle bağlandığını Entegrasyonlar sayfasında görebilirsiniz.